Кейс: Чат-бот для организации мероприятий — как автоматизировать event за 1 день

Современные чат-боты — это не только инструмент для продаж, но и мощный помощник в организации мероприятий. Они заменяют громоздкие сайты, рассылки в соцсетях и бумажные инструкции, объединяя всё в удобном мессенджере. Рассказываем, как мы разработали Telegram-бота для масштабной вечеринки, чтобы решить ключевые задачи организаторов:

Задачи проекта

Информирование
Публикация программы выступлений (line-up), списка участников маркета, тайминга.
Коммуникация
Знакомство гостей между собой по интересам.
Обратная связь
Быстрая связь с организаторами через чат.

Структура чат-бота: Как это работает

1. Приветственное сообщение

Вместо стандартного меню — immersive-вовлечение:

Кратко о концепции мероприятия;
Ссылки на соцсети организаторов (гости делятся контентом с хештегами);
Призыв начать взаимодействие: «Выбери свой путь».

Фишка:
Первое сообщение задает тон — вместо сухого меню гости погружаются в атмосферу события.

2. «Фишка» мероприятия: Цветные браслеты

Каждый браслет — символ цели визита (нетворкинг, музыка, шопинг). Но как объяснить систему гостям?

Проблема: Анонсы в соцсетях теряются, флаеры — неэкологичны.
Решение: В чат-боте добавлен раздел с инфографикой:
→ Каждый цвет = значение;
→ Правила использования;
→ «Как найти людей с таким же браслетом?».

3. Анкетирование для нетворкинга

Чтобы гости находили единомышленников, бот предлагает:

Заполнить анкету: имя, интересы, цель посещения.
Выбрать цвет браслета.
Просматривать профили других участников с таким же цветом и писать им в личные сообщения.

Результат:
Гости избегают неловких знакомств «вслепую» — общение начинается на основе общих интересов.

4. Главное меню: Интуитивный навигатор

После знакомства с фишками гости попадают в меню:

Кнопки с эмодзи: 🎵 Line-up, 🛍 Маркет, 📞 Связь;
Два столбца для компактности;
Минимум текста — максимум визуала.

Пример интерфейса:

🎵 Line-up
🛍 Маркет
👥 Знакомства
📞 Организаторы

5. Всплывающее меню: Информация без спама

Чтобы не засорять чат, ключевые данные спрятаны в интерактивных меню:

Line-up: Таблица с таймингом выступлений. Клик на имя диджея → описание его стиля.
Маркет: Список участников с нишами (вкусности, handmade, мерч). Клик → контакты и фото товаров.

Преимущество:
Гости получают информацию за 2 клика, не листая десятки сообщений.

6. Дополнительные разделы

Связь с организаторами: Форма для экстренных вопросов.
Карта локации: PDF с метками зон (бар, танцпол, маркет).
Правила мероприятия: Дресс-код, возрастные ограничения.

Итоги проекта

Чат-бот разработан за 24 часа благодаря:

Конструктору без кода: Интерфейс drag-and-drop, интеграция платежек и соцсетей «из коробки».
Готовым шаблонам: Блоки для анкет, меню, мультимедиа.
Автоматизации: Данные гостей собирались в таблицы, line-up обновлялся в реальном времени.

Что это дало:

Гости не терялись — всё необходимое было в чате;
Организаторы сократили нагрузку на поддержку на 70%;
Хештеги мероприятия стали трендовыми в соцсетях.

Как повторить успех?

Продумайте сценарий: Что должно быть в боте (инфо, коммуникация, развлечения).
Используйте визуал: Эмодзи, кнопки, интерактивные меню.
Тестируйте на реальных пользователях: Убедитесь, что навигация интуитивна.
Не усложняйте: Каждый раздел — 1 цель.

Чат-бот для мероприятий — это не «фишка ради фишки», а рабочий инструмент. Он экономит время гостей и организаторов, превращая рутину в часть шоу. А главное — его можно создать даже без бюджета и технических навыков.